Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů, které zpracováváme prostřednictvím webu www.smilebox.cz a v rámci našich služeb (fotokoutek Smilebox, Printka, Fotoautomat), je:

Při zpracování osobních údajů se řídíme nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR") a souvisejícími právními předpisy České republiky.

2. Jaké údaje zpracováváme

V závislosti na tom, jak naše služby využíváte, zpracováváme následující kategorie osobních údajů:

a) Fotografie z akcí

Fotografie pořízené naším fotokoutkem na akci, kterou pořádá vy nebo třetí strana (svatby, firemní akce, festivaly apod.). Fotografie mohou obsahovat podobiznu osob, případně další doprovodné údaje (jméno, čas události), pokud jsou součástí akce — například u personalizovaných fotografií ze závodu Jizerská 50.

b) E-mailová adresa pro zaslání fotografií

Pokud si přejete zaslat digitální verzi fotografie, vyplníte na fotokoutku svoji e-mailovou adresu. Tato adresa slouží výhradně pro odeslání konkrétní fotografie a není zařazena do žádné marketingové databáze.

c) Údaje z kontaktního formuláře a poptávky

Pokud nás kontaktujete přes formulář na webu nebo e-mailem ve věci poptávky, zpracováváme jméno, e-mail, telefon, název firmy a obsah vaší zprávy spolu s informacemi o plánované akci (datum, místo, počet hostů).

d) Technické údaje a cookies

Při návštěvě webu automaticky zpracováváme údaje o vašem zařízení a chování — IP adresa, typ prohlížeče, operační systém, stránky, které jste navštívili, a doba strávená na webu. Více v sekci Cookies.

e) Údaje při využití speciálních akcí

U některých akcí (například Jizerská 50) se fotografie automaticky páruje s daty třetí strany — typicky čipem RFID a startovním číslem. V takovém případě jsou s fotografií spojeny i údaje o závodě (jméno, čas, název závodu) výlučně pro doručení personalizovaného snímku.

3. Účely a právní základy zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze pro zákonem stanovené účely a vždy na základě některého z právních titulů uvedených v článku 6 GDPR:

• Plnění smlouvy / poskytnutí služby (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) — zajištění objednané služby fotokoutku, doručení fotografií, vyřízení poptávky.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR) — zveřejnění fotografií v online galerii, marketingové cookies, zasílání případných newsletterů (pouze pokud udělíte výslovný souhlas).
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) — provoz a zabezpečení webu, analytika návštěvnosti, ochrana před zneužitím.
• Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR) — vedení účetnictví, archivace daňových dokladů.

4. Doba uchování osobních údajů

• Fotografie z akcí v online galerii: minimálně po dobu 5 let od ukončení akce, poté na základě posouzení dále, nebo jsou smazány.
• E-mailová adresa pro zaslání fotografie: uložena pouze po dobu nezbytnou k odeslání fotografií, následně mazána.
• Údaje z poptávky: 3 roky od posledního kontaktu (oprávněný zájem na případné navazující komunikaci a obhajobě právních nároků).
• Účetní a daňové doklady: 10 let, jak vyžaduje zákon.
• Cookies: v souladu s nastavenou dobou platnosti jednotlivých cookies (viz tabulka v sekci 6).

Po uplynutí doby uchování jsou údaje bezpečně smazány nebo anonymizovány.

5. Souhlas se zveřejněním fotografií

Tento text se zobrazuje při zadání e-mailové adresy ve fotokoutku Smilebox a je nedílnou součástí těchto zásad:

6. Cookies a webové technologie

Cookies jsou malé textové soubory, které web ukládá do vašeho prohlížeče. Pomáhají nám web správně provozovat, měřit jeho výkon a zlepšovat vaši zkušenost. Cookies dělíme do tří kategorií:

Souhlas s cookies udělujete prostřednictvím cookie lišty při první návštěvě webu. Své preference můžete kdykoliv změnit kliknutím na odkaz „Nastavení cookies" v zápatí webu nebo přímo v nastavení svého prohlížeče.

7. Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme primárně sami. V některých případech však využíváme prověřené dodavatele (zpracovatele), kteří nám pomáhají zajistit naše služby:

• Poskytovatelé hostingu a cloudového úložiště — pro provoz webu a uložení fotografií.
• Poskytovatelé e-mailových služeb — pro odesílání fotografií a komunikaci s klienty.
• Analytické a marketingové nástroje — Google (Analytics, Ads), Meta Platforms (Facebook, Instagram), pokud udělíte příslušný souhlas.
• Účetní a právní poradci — v rozsahu nezbytném pro plnění zákonných povinností.
• Pořadatelé akcí (v relevantních případech) — u akcí typu Jizerská 50 jsou fotografie spárovány s registračními daty pořadatele za účelem doručení personalizované fotografie účastníkovi.

Se všemi zpracovateli máme uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů a vaše údaje jsou u nich chráněny stejně jako u nás. Údaje nepředáváme do třetích zemí mimo EU s výjimkou případů, kdy to umožňují standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí (typicky některé služby Google nebo Meta).

8. Vaše práva

Ve vztahu ke zpracování vašich osobních údajů máte následující práva, která můžete kdykoliv uplatnit:

Jak práva uplatnit: Nejjednodušší cestou je e-mail na ahoj@smilebox.cz. Pro výmaz konkrétní fotografie z online galerie můžete použít ikonku koše přímo u dané fotografie. Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.

9. Zabezpečení osobních údajů

Bezpečnost vašich údajů bereme vážně. Používáme přiměřená technická a organizační opatření — šifrované připojení (HTTPS), zabezpečená cloudová úložiště, přístup k datům omezený pouze na pověřené osoby, pravidelné zálohy a aktualizace systémů. Online galerie jsou chráněny heslem, které sdělujeme pouze pořadateli akce.

Přesto je důležité vědět, že žádný způsob přenosu dat přes internet není 100% bezpečný. Pokud zaznamenáte podezření na zneužití vašich údajů, kontaktujte nás co nejdříve.

10. Kontakt a podání stížnosti

Pokud máte dotaz, požadavek nebo jakoukoliv obavu týkající se zpracování vašich osobních údajů, neváhejte nás kontaktovat:

Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz).

11. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat — například v souvislosti se změnou legislativy, novými službami nebo úpravou technologií, které používáme. Aktuální verze je vždy dostupná na této stránce a je opatřena datem účinnosti.

O podstatných změnách vás budeme informovat vhodným způsobem, například bannerem na webu nebo přímou zprávou, pokud nás aktivně využíváte.